Klant- en stakeholderdialoog

In deze transitieperiode is het van groot belang om samen met klanten en stakeholders samen te werken om de afgesproken doelen te verwezenlijken. Het aangaan van duurzame relaties met omgevingspartijen is om die reden breed binnen het Havenbedrijf Rotterdam verankerd. De dialoog aangaan, waarbij oprechte interesse is voor de belangen van stakeholders en waarbij de inzet is om tot een win-winsituatie te komen, staat hierbij centraal.

Wij identificeren verschillende groepen van stakeholders: klanten, strategische stakeholders, medewerkers, omwonenden, publiek en leveranciers.

Voor de strategische stakeholders geldt het criterium dat ze een groep vertegenwoordigen en mandaat hebben om vanuit die positie te kunnen spreken en besluiten te kunnen nemen. Onder deze groep vallen onder andere onze aandeelhouders, overheden (politiek en ambtelijk) en ngo's (niet- of non-gouvernementele organisatie), maar ook branche- en bedrijfsorganisaties, zoals Deltalinqs (vertegenwoordiging havenbedrijfsleven) en bewonersgroepen.

Strategisch Omgevingsmanagement

Voor het contact met onze strategische stakeholders werken we onder andere met Strategisch Omgevingsmanagement (SOM). Door onze vroegtijdige interesse in de belangen van stakeholders en het zoeken naar zoveel mogelijk wederzijdse winst is SOM erop gericht problemen te voorkomen en, wanneer ze er al zijn, effectief op te lossen. Deze regelmatige dialoog draagt eraan bij dat we eventuele zorgen in het proces al vroeg zichtbaar maken.

Ons Waakvlamprogramma is als onderdeel van het SOM één van de middelen om de dialoog met de strategische stakeholders te voeren. Binnen dit programma overleggen we gemiddeld twee keer per jaar met stakeholders. Iedere stakeholder heeft een accounthouder vanuit het Havenbedrijf Rotterdam. De accounthouder is het eerste (maar niet het enige) aanspreekpunt en heeft een overzicht van de dossiers en issues. De stakeholders uit het Waakvlamprogramma hebben ook een lid van de Algemene directie als gesprekspartner.

Stakeholderbetrokkenheid in 2019

De in de tabel genoemde frequentie is de minimale frequentie per jaar. Wanneer nodig, vindt vaker overleg plaats.

Stakeholderbetrokkenheid van overheden in 2019

Stakeholderbetrokkenheid van niet-overheden in 2019

Dialoog over strategie en beleid

Zoals uit de agendapunten in bovenstaande figuren blijkt, spreken wij met onze stakeholders over onze strategie, ons beleid, onze doelen en prioriteiten. Een goed voorbeeld voor het jaar 2019 is het uitwerken van de herijking van de Havenvisie 2030. In verschillende bijeenkomsten zijn de ontwikkelingen in en rond de haven in kaart gebracht. Dit heeft zich doorvertaald in zeven kernpunten: (1) de factor Rotterdam van Europees belang, (2) Global Hub, digitaal en efficiént, (3) Europe's Industrial Cluster, concurrerend en in transitie, (4) verwevenheid haven met stedelijke economie, (5) ruimte voor ontwikkeling, (6) human capital, en (7) innovatie-ecosysteem. Het geschetste beeld van de toekomst is vervolgens vertaald naar een strategie en een samenwerkingsagenda. Stakeholders reflecteerden op de geformuleerde kernpunten van de Havenvisie, adresseerden aanvullende thema’s en droegen bij aan het vormgeven van de samenwerkingsagenda.

Regulier stakeholdercontact

Naast periodieke onderzoeken vindt regulier stakeholdercontact plaats. Onderstaand een greep uit de uitkomsten van de dialoog met stakeholders waarop wij in 2019 concreet ons beleid, dan wel onze plannen of activiteiten hebben aangepast.

  • Het eind november 2019 gepresenteerde Rotterdams Klimaatakkoord is een Rotterdamse uitvoering van het Nationaal Klimaatakkoord. De basis voor de verduurzaming van het haven- en industriecomplex is het rapport in '3 stappen naar een duurzaam industrieel cluster Rotterdam – Moerdijk'. Het Havenbedrijf Rotterdam heeft via de Tafel Haven en Industrie bijgedragen aan het Rotterdams Klimaatakkoord.
  • In 2019 was er veel aandacht voor het vergunningenproces en de daarbij behorende MER-rapportage voor het CCS-project Porthos. Er was en is contact met bedrijven op de Maasvlakte over het aanleggen van leidingen onder hun terreinen. Gesprekken met betrokken instanties zijn op basis van de SOM-methodiek opgezet en aangepakt vanuit de gedachte dat Porthos naast haar klanten ook bedrijven nodig heeft voor de aanleg van het leidingtracé. Gedurende het jaar gaven we presentaties aan burgergroeperingen, gebiedscommissies en (lokale) overheden rondom het havengebied.
  • In aanloop naar de Brexit werken we samen met partners, zoals Douane, Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA), Rijkswaterstaat en Portbase en de betrokken gemeenten om voorbereid te zijn op een (eventuele) no-deal Brexit. Dit met als doel oponthoud als gevolg van extra douaneformaliteiten op ferryterminals van Rotterdam en Vlaardingen tot een minimum te beperken.
  • In 2019 zijn er met de Dorpsraad Zwartewaal afspraken gemaakt over het plaatsen van extra bomen op de Landtong in de Brielse Maas. Door de essensterfte op deze locatie moest Staatsbosbeheer de vegetatie op deze locatie uitdunnen. Het groen biedt voor Zwartewaal afscherming van het nieuwe Theemswegspoortracé. Vanuit het project moest er nog bomencompensatie plaatsvinden. Door samen te werken is er een plan opgesteld dat aan de opgaven en belangen van de partijen invulling geeft.
  • In 2019 maakten we bekend dat we afzien van het vestigen van distributieactiviteiten op de negen kilometer lange Landtong Rozenburg, een schiereiland tussen het Calandkanaal en de Nieuwe Waterweg. De zorgen die leven onder de bewoners van Rozenburg namen we - net als een aantal andere overwegingen - mee in dit besluit. Naar de toekomst toe heeft het Havenbedrijf Rotterdam nog steeds de ambitie, om in de geest van het Masterplan uit 2003 en binnen de gestelde kaders van het Bestemmingsplan Europoort en Landtong, het beschikbare terrein op de Landtong Rozenburg te ontwikkelen.

Stakeholderdashboard

Stakeholderbetrokkenheidsonderzoek

Eén keer in de drie jaar laat het Havenbedrijf Rotterdam een Stakeholderbetrokkenheidsonderzoek (SBO) uitvoeren door een onafhankelijk onderzoeksbureau. Het SBO biedt inzicht in de manier waarop stakeholders betrokkenheid bij het Havenbedrijf Rotterdam ervaren. In het laatst gehouden SBO van 2018 kwam de stakeholdertevredenheid uit op een gemiddelde van 7,5. De resultaten van het SBO laten zien dat stakeholders de invulling van de kerntaken door het Havenbedrijf Rotterdam waarderen. Het gaat dan onder andere over de kwaliteit van de scheepvaartafwikkeling en de positionering van de haven als aantrekkelijke werkplek. Het optimaliseren van bereikbaarheid, het stimuleren van schoner transport en de kwaliteit van de leefomgeving volgen als aandachtspunten.

Wij zijn trots op de algemene tevredenheid en het enthousiasme onder onze strategische stakeholders. De algemene tevredenheid is voor ons belangrijk en draagt bij aan de realisatie van de missie van het Havenbedrijf Rotterdam om samen met klanten en stakeholders duurzame ontwikkeling te realiseren als ook de diverse hoofddoelstellingen uit de ondernemingsstrategie. We streven er als Havenbedrijf Rotterdam dan ook naar het cijfer 7,5 te behouden. Zo continueren we het functioneren van het Waakvlamprogramma en willen we onze activiteiten met name kwalitatief versterken. Het gaat hierbij zowel om de kwaliteit van de dialoog als de samenwerking met stakeholders. Daarnaast zetten we de overkoepelende en projectoverstijgende gebiedsdialogen voort, waarin de wederzijdse maatschappelijke en economische meerwaarde van de haven en de regio centraal staan.

Dialoog met onze medewerkers

Een goede dialoog en wisselwerking met onze medewerkers is belangrijk voor het succes van onze organisatie. In 2019 hielden we twee keer een organisatiebreed medewerkersonderzoek.

Lees hier meer over de resultaten van het medewerkersonderzoek.

Dialoog met onze klanten

De kwaliteit van de dialoog met onze klanten beoordelen we aan de hand van het Klanttevredenheidsonderzoek (KTO). Dit onderzoek houden we eens in de twee jaar, de laatste in 2018. De klanten beoordelen het Havenbedrijf Rotterdam met een 7,4. Klanten zijn tevreden over het individueel klantcontact met onze medewerkers, de betrokkenheid en de vakkennis. Ontzorgen noemen onze klanten als één van de verbeterpunten. Hier werkten we in 2019 verder aan door onder meer betere informatievoorziening.

Dialoog met omwonenden/Nederlandse publiek

Een recent uitgevoerd onderzoek laat zien dat de Rotterdamse haven nog steeds een uitstekende reputatie heeft en een groot draagvlak kent. Tweejaarlijks wordt dit reputatieonderzoek gehouden onder de Nederlandse bevolking en onder omwonenden van onze haven. Op een schaal van 0 tot 100 wordt er gescoord, waarbij een score van boven de 80 een uitstekende score is. De reputatiescore van 81,0 (85,7 in 2017) voor de Rotterdamse haven bij het landelijk publiek is hoog. De daling hangt ons inziens samen met het klimaatdebat en de berichtgeving over drugsproblematiek in de haven, waardoor het gevoel over hoe men over de haven denkt, wordt beïnvloed. Bij omwonenden is het reputatiecijfer hoger dan landelijk: 86,6 (87,4 in 2017). Het onderzoek laat een grote trots op de haven zien, waardering voor de economische en maatschappelijke waarde, een verbeterd gevoel over de leefomgeving en over de veiligheid. Er zijn ook aandachtspunten: de bekendheid van de Rotterdamse haven onder het Nederlandse publiek is matig en er valt nog te werken aan het beeld dat de omgeving van de haven geen mooie, prettige en veilige plek is om te wonen of te recreëren, maar vooral een plek is om te werken.

Ook de reputatie van het Havenbedrijf Rotterdam is onderzocht. We scoorden 81,3 (80,9 in 2017) op het gebied van reputatie onder omwonenden. Onder het Nederlands publiek daalde onze reputatiescore naar 78,1 punten (82,1 in 2017). Deze daling kan verklaard worden door de onduidelijkheid over de taken en activiteiten van het Havenbedrijf Rotterdam, met name op het gebied van veiligheid op haventerreinen en de controle op de invoer van drugs.

Om onze goede reputatie te behouden, blijven we inzetten op omgevingscommunicatie en profileren we de haven bij een groter publiek. Middels het ‘Beleef de haven programma’ brengen we de haven dichterbij de mensen. FutureLand, de Wereldhavendagen en de Havenkrant zijn hier goede voorbeelden van.

Dialoog met leveranciers

Onze leveranciers leveren een belangrijke bijdrage aan het succesvol behalen van de hoofddoelstellingen; ze helpen ons ook om in te kunnen spelen op en gebruik te kunnen maken van veranderingen in de markt. De dialoog met leveranciers voeren wij enerzijds langs een gemeenschappelijke lijn, anderzijds meer specifiek per marktsegment (category). Binnen het systeem van category management past een nieuwe manier van het organiseren van de havenmarktdagen: per category een dag(deel) waarin we in gesprek gaan met elkaar, in plaats van de traditionele informatiedag voor alle leveranciers tegelijk. Verder hielden we het leveranciersbestand tegen het licht en brachten het in 2019 met bijna de helft terug. Door het inkrimpen van het leveranciersbestand wordt een meer betekenisvolle relatie met leveranciers mogelijk.

Op het gebied van aanbestedingen is ook voorgesorteerd om meer input van de markt te verkrijgen, met name bij grote infrastructurele projecten (werken), door middel van marktconsultaties en engineering & construct contracten.

Medezeggenschap

In maart 2019 vonden de medezeggenschapsverkiezingen plaats. De opkomst van 65% bewijst dat de medezeggenschap (MZ) in onze organisatie een groot draagvlak heeft en het vertrouwen van de medewerkers krijgt. De nieuwe MZ benoemde onder meer de volgende speerpunten voor de zittingsperiode 2019-2023:

  • Integrale veiligheid
  • Zichtbaarheid MZ
  • Beoordeling door de leidinggevende
  • Digitalisering in het DNA van de medewerker

In het huidige reglement MZ is gekozen voor een kleiner aantal leden om de vergaderingen effectief te houden. Met een kleinere MZ is het van belang om een flexibele schil uit de achterban te betrekken. Op die manier komen we tot een zorgvuldige afweging en besluitvorming. Tevens werkt de MZ met een parttime voorzitter en een niet-gekozen adviseur MZ.

In 2019 ontving de medezeggenschap 46 instemmingsaanvragen en tien adviesaanvragen. De Ondernemingsraad (OR) stemde in met functieroulatie en de invoering van functiefamilies om onder andere de interne doorstroom te vergemakkelijken. Met het oog op toekomstige organisatieaanpassingen heeft de MZ met de bestuurder een afspraak gemaakt over het vroegtijdig betrekken van medewerkers bij de besluitvorming. Hieraan zal in 2020 praktische uitwerking worden gegeven. Tenslotte besloot de OR na elke overlegvergadering met de achterban te communiceren via de daarvoor beschikbare interne media.